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企业搬迁管理流程及组织实施

2019-11-29

      企业搬家是很多行政小伙伴在工作生涯里往往要经历的大事件。而对于一些没有经历过企业搬家,甚至是连住宅搬家都没经历过伙伴们,被安排去负责企业搬家的事情或许感到压力山大了,青岛企业搬迁小编在此和大家分享一下搬家的事情。


      做好搬家这件事,没做过的可能感到无从下手,其实我们可以借助很多现成的管理工具去顺利的完成。简单的我们可以使用5W2H的方法就能比较妥帖的去处理了。而对于没有接触和使用过5W2H的伙伴们,也有更接单的工具可以使用,比如可以按照我们小学写作文一样,按人、事、地、物、时间五个维度去规划你的搬家任务,只要足够细心,做好规划,你的搬家任务基本就成功一半了。我们的核心任务就是搬家,进一步我们在搬家中都涉及到哪些物品、资产、需要哪些工具、设备都一一标识出来,包括所需求物品的数量及要求等。


       哪些东西搬,哪些不搬,怎么搬都要提前做好方案。不同的物品要规划出不同的方案。公司的物品和个人的物品要如何区别对待。通常情况下,员工的私人物品出于安全等因素,我们要在发搬家邮件中明确不负责搬运。而公司配发给个人的笔记本电脑,建议由员工本人直接带到新办公场所即可。而对于台式机和显示器等,则可以由公司安排搬家公司负责搬运。


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以下我们简单交流下青岛企业搬迁中会涉及到的部分物品的搬运:

1、工位及家具:部分公司是会利旧的。比如原办公场所工位和员工椅、会议桌会议椅等全部或部分要迁移到新办公场所,这样的优点是节省了家具的购置费用,原有家具的甲醛释放量要低于新购的同品质家具等。缺点是,搬家的窗口比较紧张,家具的拆装、运输、工位在新旧场所的拆线和重新走线需要时间和成本,这都需要进行事前的全面评估。而旧新职场之间的家具的空间是否匹配,这个需要在图纸阶段就需要严格把控的。而且在新职场的装修过程中,要到现场通过放线去复核尺寸,家具的摆放位置,可以施画到实际的地面上,看看是否与设计图纸的是否相符。


2、IT设备:对于无论大小规模的搬家任务来讲,这都是搬家中的重点任务。我们之前建议过笔记本之类的设备由员工自行带到新职场。而台式机、显示器、服务器、机柜、UPS等通常是价值比较高的资产,这些资产在搬运前要核对资产台账,确认好。


3、搬家物料:包装箱、气泡膜、封箱胶带,绑扎带、马克笔、壁纸刀,重要的是封箱标签,通常的正规搬家公司都会提供标签供,标签的信息大致有以下:

“姓名”——箱子所有者的姓名,一定要写宋体或楷书,不要写行书草书哈,毕竟搬家公司员工的普遍教育水平不高;

“部门”——所在部门,按公司要求的部门填写,不要擅自简化;

“箱子的编号”——本人共有几个箱子,该箱子是第几个

“到达位置编号”“搬家编号”——写清到达的楼层、区域、甚至是新工位的编号,对于大型的搬家活动,如迁入地有几栋写字楼,您所在的栋数、楼层务必要写清楚。——如果和搬家公司制订的是工位到工位的搬家需求,则最后一条务必要写清楚。


       以上标签,有条件的可以根据部门不同,或迁入点的楼层不同,使用不同颜色的标签。一个箱子要求至少粘贴2个相同的标签,一个位于顶部,一个位于侧面,以方便所有搬运箱子的人员核对信息。


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        运输物品统计汇总表、装车表等——每一车运输的箱子编号,出发时间、发货人、收货人、发收两地的最终签字、对于重要物资,还可以安排自己的员工或保安公司跟车监督。


迁入点的工位图:对于点对点的搬家,搬入点的工位图,务必要发到每个工人手里,如果图太大,则可以以海报的形式,放在楼层的主要入口及核心通道上,让搬家工人能够快速的找到自己运送箱子的目的地。


4、搬家工具:小推车,通常搬家公司会自带一些平底的小推车,但建议根据搬家工程量,自己购置一些小推车,用于前期准备、后期调整及搬家过程中的应急使用,很多时候,我们会发现搬家公司的推车不够用的情况。工具箱:通常搬家公司也会带些扳手、螺丝刀之类的随身物品,但遇到个别未想到的情况,你的工具箱或许能够派上用场。


5、通讯工具:手机、充电宝、对讲机等,保持顺畅的沟通时任何时候都必须的,尤其是大规模搬家这种嘈杂的情况下,需要通过各种工具进行及时的沟通。对讲机如果需求数量大,可以采取租赁的方式。


6、其他:食品、饮料、急救包、手电筒、雨衣、防水布等:搬家是一项非常耗费体力的工作,为自己这边的工作人员准备一些补充能量的食品,给辛苦的搬家师傅准备些瓶装水都是非常体贴的行为。如果在南方或者夏季搬家,还要准备防暑降温、防蚊虫的用品,如清凉油、十滴水、驱蚊液等。如果搬家一天不能完成,我们还需要为大家准备临时休息的宿舍或者酒店,毕竟搬家是一件非常辛苦的事情,24小时甚至是48小时不休的车轮战,我们也是经历过的,在大家疲惫的时候,给安排个舒适的休息场所是必须的。

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